Microsoft 365: hulpmiddel of risico?

Wat het oplevert

Medewerkers werken samen in dezelfde documenten, vergaderen op afstand en hebben hun bestanden overal bij de hand. Voor veel organisaties is het de basis van de digitale werkplek.

Waar het misgaat

• Iedereen kan teams en deelkoppelingen aanmaken, waardoor niemand meer weet wat met wie is gedeeld.
• Accounts van vertrokken medewerkers blijven actief.
• Er wordt ingelogd zonder tweede controlestap.
• Er is geen eigen back-up, omdat wordt aangenomen dat Microsoft die verzorgt. Microsoft houdt de dienst beschikbaar; het terughalen van verwijderde gegevens is aan termijnen gebonden.

Licenties: betalen voor wat u gebruikt

Licenties worden toegevoegd bij elke nieuwe medewerker en zelden opgeruimd. Een jaarlijkse controle op ongebruikte en te zware licenties loont de moeite.

Van hulpmiddel naar beheerde omgeving

Het verschil tussen hulpmiddel en risico zit in de inrichting: wie mag wat delen, hoe wordt ingelogd, wat gebeurt er met gegevens bij vertrek en hoe wordt een back-up gemaakt. Dat zijn afspraken die een directie kan maken zonder de techniek te kennen.

Meer over Microsoft 365