Geen gemail meer over “wanneer kun jij?”. Deel uw agenda met collega’s, kies precies wat ze mogen zien, en open hun agenda naast de uwe.
Door Mark Hiddinga
In Microsoft 365 kunnen collega’s standaard al zien wanneer u bezet bent, maar niet waarmee. Wilt u meer delen, bijvoorbeeld met een collega die afspraken voor u inplant, dan geeft u uw agenda vrij met het juiste niveau van rechten.
Afspraken die u als Privé markeert, blijven verborgen, ook voor wie alle details mag zien.
Uw collega krijgt een mail met de knop Accepteren. Daarna staat de gedeelde agenda onder Personen agenda’s of Gedeelde agenda’s. Wilt u een agenda openen zonder uitnodiging, kies dan Agenda toevoegen, Toevoegen vanuit adresboek en zoek de naam op. U ziet dan wat de ander met de organisatie deelt.
Vink meerdere agenda’s aan om ze naast elkaar te zien. Kies bovenaan voor de weergave Gesplitst of Planning om ze makkelijk te vergelijken.
Zet in de hele organisatie de standaard op titels en locaties. Dan ziet iedereen waar een collega is, zonder dat gevoelige details zichtbaar zijn. Afspraken die echt privé zijn, markeert u met het slotje. Gebruik voor vergaderruimtes of een poolauto een eigen agenda, die uw beheerder als resource kan inrichten.
Komt u er niet uit?
Bent u klant van Phichique, dan kijken wij op afstand met u mee. Via de pagina Ondersteuning start u een sessie of meldt u een storing. Wilt u Microsoft 365 voor uw bedrijf goed laten inrichten, vraag dan een vrijblijvend gesprek aan.
Ja, als uw beheerder dat toestaat. Meestal kan dan alleen vrij of bezet worden gedeeld. Dat is ook verstandig voor klanten en leveranciers.
Open opnieuw Delen en machtigingen, klik op de drie puntjes of het prullenbakje naast de naam en verwijder de collega.
Ja. In de Outlook-app verschijnen geaccepteerde gedeelde agenda’s automatisch in het agendaoverzicht. Tik linksboven op uw profielfoto om ze aan of uit te zetten.
Of het nu gaat om digitalisering, AI, cybersecurity of de toekomst van uw ICT-omgeving: een goed gesprek levert vaak meer inzicht op dan een nieuw systeem.
