Een assistent die uw mail bijhoudt, of een collega die tijdens uw vakantie meekijkt. Zo regelt u dat veilig, zonder ooit uw wachtwoord te delen.
Door Mark Hiddinga
Het komt nog vaak voor: iemand geeft zijn wachtwoord aan een collega, “zodat die even in de mail kan kijken”. Dat is onveilig, en met de tweestapsverificatie werkt het ook niet meer. Microsoft 365 heeft er een nette oplossing voor: u geeft de ander toegang, en die opent uw mailbox of agenda met zijn eigen account.
Een gemachtigde kan namens u afspraken beheren en, als u dat wilt, mail lezen en versturen namens u. Dit stelt u zelf in, in het klassieke Outlook:
In het nieuwe Outlook vindt u dit via het tandwiel, Agenda, Gedeelde agenda’s, of door de agenda te delen met het recht Gemachtigde.
Moet een collega uw hele mailbox kunnen zien, bijvoorbeeld tijdens een lange afwezigheid, dan kan de beheerder in het Microsoft 365-beheercentrum Volledige toegang en eventueel Verzenden namens toekennen. Uw mailbox verschijnt dan vanzelf in het Outlook van uw collega. Na afloop zet de beheerder het weer uit.
Bij volledige toegang verschijnt uw mailbox automatisch in het klassieke Outlook van de collega. In het nieuwe Outlook en de webversie voegt die hem toe via rechtsklik op Gedeeld met mij en Gedeelde map of postvak toevoegen, net als bij een gedeeld postvak.
Deel nooit uw wachtwoord, ook niet met een vertrouwde collega. Met gemachtigde of volledige toegang is altijd zichtbaar wie wat heeft gedaan, en u kunt de toegang op elk moment intrekken. Gebruikt een team een adres samen, maak er dan een gedeeld postvak van in plaats van een persoonlijke mailbox die iedereen opent.
Komt u er niet uit?
Bent u klant van Phichique, dan kijken wij op afstand met u mee. Via de pagina Ondersteuning start u een sessie of meldt u een storing. Wilt u Microsoft 365 voor uw bedrijf goed laten inrichten, vraag dan een vrijblijvend gesprek aan.
Niet als u ze als Privé markeert, tenzij u de gemachtigde uitdrukkelijk toestemming geeft om privéitems te zien.
Bij Verzenden namens ziet de ontvanger ‘Naam collega namens Uw naam’. Bij Verzenden als ziet hij alleen uw naam. De beheerder bepaalt welk recht wordt gegeven.
Verwijder de collega bij Gemachtigde toegang of bij Delen en machtigingen. Is de toegang door de beheerder gegeven, vraag dan de beheerder om die te verwijderen.
Of het nu gaat om digitalisering, AI, cybersecurity of de toekomst van uw ICT-omgeving: een goed gesprek levert vaak meer inzicht op dan een nieuw systeem.
