De melding dat uw postvak bijna vol is, of erger: u kunt geen mail meer versturen. Zo ziet u wat ruimte inneemt, ruimt u snel op en voorkomt u dat het weer gebeurt.
Door Mark Hiddinga
Een zakelijke mailbox in Microsoft 365 heeft bij de meeste pakketten 50 GB ruimte. Dat lijkt veel, maar na jaren mail met bijlagen raakt hij toch vol. Bij 49 GB krijgt u een waarschuwing, en bij 50 GB kunt u geen mail meer versturen. Daarna stopt ook het ontvangen. Tijd om op te ruimen dus.
Bij Business Premium en een aantal andere pakketten zit een onlinearchief dat tot 1,5 TB kan groeien. De beheerder zet het aan. Daarna verschijnt in Outlook een tweede map, Onlinearchief, waarnaar u oude mail sleept of die automatisch wordt gevuld met mail ouder dan bijvoorbeeld twee jaar. Bij Business Basic en Standard kan het archief met een kleine extra licentie worden toegevoegd.
Vroeger archiveerde Outlook naar een .pst-bestand op de computer. Doe dat niet meer. Zo’n bestand raakt makkelijk kwijt of beschadigd, staat niet in de back-up en is niet doorzoekbaar vanaf uw telefoon. Gebruik het onlinearchief.
Stuur geen grote bestanden meer als bijlage, maar deel een link vanuit OneDrive. Dan blijft uw mailbox klein, en die van de ontvanger ook. Lees daarvoor Een bestand veilig delen met iemand buiten uw organisatie.
Komt u er niet uit?
Bent u klant van Phichique, dan kijken wij op afstand met u mee. Via de pagina Ondersteuning start u een sessie of meldt u een storing. Wilt u Microsoft 365 voor uw bedrijf goed laten inrichten, vraag dan een vrijblijvend gesprek aan.
Bij Business Basic, Standard en Premium is dat 50 GB per gebruiker. Business Premium heeft daarnaast een onlinearchief dat kan groeien tot 1,5 TB.
Nee. OneDrive heeft eigen ruimte, standaard 1 TB per gebruiker. Bestanden daar opslaan in plaats van als bijlage maakt uw mailbox dus kleiner.
Meestal nog wel, via Herstel items die van deze map zijn verwijderd in de map Verwijderde items. Dat kan standaard tot 14 dagen na het definitief verwijderen.
Of het nu gaat om digitalisering, AI, cybersecurity of de toekomst van uw ICT-omgeving: een goed gesprek levert vaak meer inzicht op dan een nieuw systeem.
