Eén pakket voor iedereen is de makkelijkste keuze, maar zelden de beste. Welke Microsoft 365-licentie past, hangt af van wat iemand doet, waar hij werkt en met welke gegevens. Wie per functie kiest, betaalt niet voor wat ongebruikt blijft en bespaart niet op wat nodig is.
Door Mark Hiddinga
Bij de start is er ooit één pakket gekozen. Dat was toen logisch. Er waren acht medewerkers, ze zaten allemaal op kantoor en de leverancier stelde voor om iedereen hetzelfde te geven. Sindsdien krijgt elke nieuwe collega automatisch dezelfde licentie.
Inmiddels ziet de organisatie er anders uit. Er zijn mensen die de hele dag achter een beeldscherm zitten en mensen die alleen op hun telefoon de planning bekijken. Er is een directeur die overal bij kan en een stagiair die drie maanden blijft. Toch betaalt u voor allemaal hetzelfde, en krijgen ze allemaal dezelfde bescherming. Voor de één is dat te veel, voor de ander te weinig.
Microsoft heeft per 1 juli 2026 de prijzen van enkele pakketten verhoogd. Voor bestaande klanten gaat dat in bij de eerstvolgende verlenging. Het verschil tussen een passend en een onpassend pakket wordt daarmee elk jaar een stukje groter.
Tegelijk is het aanbod uitgebreid. Sinds dezelfde datum zijn er ook pakketten waarin de AI-assistent Copilot is inbegrepen. De keuze gaat dus niet meer alleen over e-mail en Word, maar ook over de vraag wie er met AI gaat werken.
Daar komt een derde ontwikkeling bij. Opdrachtgevers stellen vaker vragen over beveiliging. Hoe logt uw personeel in, wat gebeurt er als een laptop wordt gestolen, wie kan bij klantgegevens? Het antwoord hangt voor een belangrijk deel af van het pakket dat u heeft gekozen. De licentie is daarmee een beslissing over kosten en over risico tegelijk.
Voor het mkb zijn er drie pakketten. Ze bouwen op elkaar voort. Elk volgend pakket bevat alles van het vorige, plus iets extra.
Dit pakket bevat e-mail, Teams en opslag voor bestanden. Word en Excel zijn er ook, maar alleen in de browser en op de telefoon. Voor wie vooral leest, berichten stuurt en af en toe een document bijwerkt, is dat genoeg.
Hier komen Word, Excel, Outlook en de andere programma’s op de eigen computer bij. Dat is nodig voor wie dagelijks grote spreadsheets, offertes of rapporten maakt. De versie in de browser kan veel, maar niet alles.
Het zwaarste pakket voegt geen kantoorprogramma’s toe, maar bescherming. Denk aan strengere regels bij het inloggen, centraal beheer van laptops en telefoons, bescherming tegen phishing en schadelijke software, en een basis om gevoelige gegevens af te schermen.
De vraag is niet welk pakket het beste is. De vraag is wie wat nodig heeft. Drie dingen bepalen dat:
De pakketten mogen door elkaar worden gebruikt. U kiest dus niet voor de hele organisatie, maar per groep medewerkers.
Business Premium lijkt duur zolang u alleen naar de prijs per gebruiker kijkt. Veel organisaties betalen daarnaast voor losse producten: een virusscanner, een filter tegen valse e-mails, software om laptops te beheren. Tel die bedragen bij het lichtere pakket op en het verschil wordt klein, of slaat om. U heeft dan bovendien één geheel in plaats van drie producten van drie leveranciers.
Eén kanttekening hoort erbij. De beveiliging zit in het pakket, maar staat niet vanzelf goed ingesteld. Wie Premium koopt en niets inricht, betaalt voor een slot dat nog in de verpakking zit.
Neem een installatiebedrijf met 26 medewerkers. Iedereen heeft Business Standard. Dat is ooit zo ingericht en daarna nooit meer bekeken. Daarnaast lopen er twee losse abonnementen: een virusscanner op alle computers en een dienst die verdachte e-mail tegenhoudt.
Wie per functie kijkt, ziet drie groepen:
De uitkomst: de monteurs gaan naar Business Basic. De tien anderen gaan naar Business Premium. De twee losse abonnementen worden opgezegd, omdat het zwaardere pakket die bescherming al biedt.
Een rekenvoorbeeld met eigen aannames, niet met de prijzen van Microsoft. Stel dat het lichtste pakket € 10 per maand goedkoper is dan het huidige, en het zwaarste € 10 duurder. De zestien monteurs besparen dan samen € 160 per maand. De tien zwaardere licenties kosten € 100 extra. Per saldo is dat € 60 per maand minder, nog zonder de twee opgezegde abonnementen. Het bedrijf betaalt iets minder en is beter beschermd op de plekken waar het ertoe doet.
Een verkeerde keuze kan twee kanten op uitvallen, en beide kosten geld.
Te zwaar is het zichtbare probleem. U betaalt maand na maand voor programma’s die niemand opent. Per persoon is het bedrag klein, en juist daarom valt het niet op. Bij elke prijsverhoging groeit het mee.
Te licht is het onzichtbare probleem, en het duurdere. De directeur met toegang tot alle bestanden werkt op een laptop zonder centraal beheer. Een medewerker klikt op een valse e-mail en niets houdt die tegen. Dat gaat goed tot het een keer misgaat. Wat er dan op u afkomt, leest u in Wat kost een cyberincident echt?
Er is nog een derde gevolg. Wie zonder plan kiest, gaat gaten dichten met losse producten. Zo ontstaat een lappendeken van abonnementen die niemand overziet. En bij een jaarverplichting zit u na de verlenging meestal weer twaalf maanden vast aan het aantal licenties dat er op dat moment stond.
Een goede keuze maakt u in een paar stappen. Techniek komt er nauwelijks aan te pas.
Twijfelt u voor een groep tussen twee pakketten, begin dan met het lichtste. Ophogen kan altijd, verlagen meestal pas bij de verlenging. Voor mensen met toegang tot gevoelige gegevens draaien wij die regel om. Daar gaat bescherming voor.
Op de pagina over Microsoft 365 leest u hoe wij naar licenties en inrichting kijken. Wilt u de indeling laten maken en doorrekenen, dan is Microsoft 365 Optimalisatie daarvoor bedoeld. Weet u nog niet goed waar u staat met uw ICT als geheel, dan is een ICT Kompasgesprek een beter begin.
Er bestaat geen beste Microsoft 365-licentie. Er bestaat alleen een licentie die past bij wat iemand doet. De monteur met een telefoon heeft iets anders nodig dan de werkvoorbereider op kantoor, en de directeur met een laptop vol offertes weer iets anders.
Wie per functie kiest, betaalt minder voor de mensen die weinig nodig hebben en beschermt de mensen die veel kunnen zien. Het zwaarste pakket is daarbij geen luxe, zolang het losse beveiligingsproducten vervangt en ook echt wordt ingericht. Dat is een beslissing voor de directie, niet voor de leverancier.
Wilt u weten welk pakket bij welke functie past?
Bij Microsoft 365 Optimalisatie delen wij uw medewerkers in naar functie en leggen wij daar de pakketten en uw losse abonnementen naast. U krijgt een onderbouwd voorstel per groep, met wat het kost, wat het oplevert en wat er moet worden ingericht.
Ja. Binnen één organisatie kunt u de pakketten combineren. De buitendienst kan een licht pakket hebben en het kantoor een zwaarder. Voor de medewerkers verandert er weinig: zij mailen en vergaderen gewoon met elkaar. Het verschil zit in de programma’s die zij tot hun beschikking hebben en in de bescherming van hun account en apparaat.
Niet per se. Het zwaarste pakket is vooral zinvol voor mensen met een eigen laptop of met toegang tot gevoelige gegevens, zoals directie, administratie en projectleiding. Voor iemand die alleen op een telefoon de planning bekijkt, volstaat vaak een lichter pakket. Een extra controle bij het inloggen stelt u wel voor iedereen in. Die mogelijkheid is niet aan het zwaarste pakket gebonden.
Dan past u de licentie aan. Naar een zwaarder pakket overstappen kan op elk moment. Naar een lichter pakket gaan kan bij een jaarverplichting meestal pas op de verlengdatum. Het helpt om één persoon verantwoordelijk te maken die bij elke functiewijziging, indiensttreding en uitdiensttreding de licentie meeneemt.
Dat hoeft niet voor iedereen tegelijk. Copilot is beschikbaar als onderdeel van een pakket en als betaalde uitbreiding. Het is verstandig om eerst te bepalen welke functies er aantoonbaar tijd mee winnen en daar te beginnen. Zorg vooraf dat de toegangsrechten op uw bestanden kloppen, want Copilot werkt met alles waar de gebruiker al bij kan.
Nee. Het pakket geeft u de middelen, maar die moeten worden ingesteld. Welke inlogregels gelden, welke apparaten worden beheerd en welke gegevens extra worden afgeschermd, zijn keuzes die iemand moet maken en vastleggen. Vraag uw leverancier daarom niet alleen wat u heeft gekocht, maar ook wat er daadwerkelijk aan staat.
Of het nu gaat om digitalisering, AI, cybersecurity of de toekomst van uw ICT-omgeving: een goed gesprek levert vaak meer inzicht op dan een nieuw systeem.
