SharePoint-bestanden openen in de Verkenner

In Microsoft 365 staan gedeelde bedrijfsbestanden in SharePoint. Elk team in Teams heeft er ook een SharePoint-site achter. Via de browser is het prima te bereiken, maar de meeste mensen werken liever in de Verkenner. Dat kan, via OneDrive.

De aanbevolen manier: Snelkoppeling toevoegen aan Mijn bestanden

1. Ga naar microsoft365.com en open de SharePoint-site, of open in Teams het kanaal en klik op Bestanden en Openen in SharePoint.
2. Ga naar de documentbibliotheek of map die u wilt hebben, bijvoorbeeld Documenten of Projecten.
3. Klik bovenaan op Snelkoppeling toevoegen aan Mijn bestanden.
4. Open de Verkenner en kijk in OneDrive – Bedrijfsnaam. De map staat daar met een pictogram van een koppeling. Het kan een paar minuten duren voordat hij verschijnt.

Het voordeel: de map gaat met u mee. Op een andere computer of in de OneDrive-app op uw telefoon ziet u dezelfde snelkoppeling.

Het alternatief: Synchroniseren

In dezelfde balk staat soms ook de knop Synchroniseren. Die zet de bibliotheek als aparte map in de Verkenner, onder de naam van uw organisatie. Het werkt ook, maar Microsoft raadt nu de snelkoppeling aan. Gebruik niet beide voor dezelfde map, want dan staat hij er twee keer.

Waar moet u op letten?

• Bestanden op aanvraag staat standaard aan. U ziet alle bestanden, maar ze nemen pas ruimte in als u ze opent. Zie OneDrive instellen voor de pictogrammen.
• Grote bibliotheken met tienduizenden bestanden maken OneDrive traag. Koppel dan alleen de mappen die u echt nodig heeft.
• Verwijderen geldt voor iedereen. Een bestand dat u in de Verkenner verwijdert, is ook weg voor uw collega’s. Gelukkig is er de prullenbak.

Een snelkoppeling weer verwijderen

Klik in de Verkenner met de rechtermuisknop op de map en kies Snelkoppeling verwijderen. Alleen de koppeling verdwijnt, de bestanden in SharePoint blijven staan.

Advies van Phichique

Richt SharePoint in met een paar duidelijke sites en bibliotheken, bijvoorbeeld Algemeen, Projecten, Financieel en HR, met rechten per groep. Dan weet iedereen waar iets hoort en ziet niemand wat niet voor hem bestemd is. Wij helpen graag bij het overzetten van een oude serverschijf naar SharePoint.