Power BI wordt vaak aangeboden als het antwoord op de vraag naar betere stuurinformatie. Soms is het dat ook. Maar een dashboard maakt cijfers niet beter dan ze zijn. Of het iets oplevert, hangt minder af van het programma dan van wat u erin stopt.
Door Mark Hiddinga
Het is de eerste maandag van de maand. U wilt weten hoe de lopende projecten ervoor staan. De boekhouding heeft de omzet, de planning heeft de uren en de inkoper weet wat er aan materiaal is besteld. Iemand op kantoor zet dat in de loop van de week bij elkaar in een overzicht. Tegen de tijd dat het op uw bureau ligt, zijn de cijfers drie weken oud.
Op een bijeenkomst hoort u van een collega-ondernemer dat hij alles op één scherm heeft staan. Elke ochtend bijgewerkt, zonder dat iemand er iets voor hoeft te doen. Hij noemt Power BI. De vraag die dan opkomt is logisch: moeten wij dat ook hebben? Het eerlijke antwoord is dat het ervan afhangt. Waarvan precies, is goed te benoemen.
Vrijwel elk programma waarmee u werkt, legt gegevens vast. De boekhouding, de urenregistratie, de planning, het pakket voor offertes en orders. Elk van die systemen heeft eigen overzichten. Wat ontbreekt, is het beeld over de systemen heen. Juist daar zitten de vragen van een directeur: of er op een project wordt verdiend, en of een overschrijding aan de uren ligt of aan het materiaal.
Daar komt bij dat Power BI dicht bij huis is. Het is van Microsoft en sluit aan op de omgeving waarin de meeste organisaties al werken. Leveranciers van boekhoud- en projectsoftware bieden bovendien geregeld kant-en-klare dashboards aan. Een voorstel is daardoor snel gemaakt. Of het ook iets oplevert, staat er zelden bij.
Power BI is het rapportageprogramma van Microsoft. In één zin: het haalt cijfers op uit uw verschillende systemen, legt ze naast elkaar en toont ze in een overzicht dat zichzelf ververst. Het weet niets wat uw systemen niet al weten. Het neemt het verzamelen en het opmaken over.
Power BI levert iets op als drie dingen tegelijk waar zijn.
Power BI toont wat er in de systemen staat. Worden uren te laat of op het verkeerde project geboekt, dan krijgt u een strak dashboard met verkeerde cijfers. Dat is erger dan een rommelig overzicht, want een strak dashboard wordt geloofd.
Hetzelfde geldt als er geen afspraak is over wat een cijfer betekent. Telt een project als afgerond bij de oplevering of bij de laatste factuur? Is de marge met of zonder de uren van de werkvoorbereider? Zolang verkoop en administratie daar verschillend over denken, lost geen programma dat op.
Rapporten bouwen kan gratis. Zodra u rapporten wilt delen met collega’s, heeft elke gebruiker een betaalde licentie nodig. Die licenties zijn zelden de grootste post. Het werk zit in het koppelen van de systemen, het opschonen van de gegevens en het onderhoud daarna. Wie alleen de licenties begroot, komt later voor verrassingen te staan.
Neem een installatiebedrijf met een veertigtal lopende projecten, van het vervangen van een ketel tot de complete installatie van een bedrijfspand. De directeur wil per project weten of het binnen de calculatie blijft. De uren staan in de urenregistratie, de inkoop van materiaal in het boekhoudpakket en de calculatie in een eigen rekenblad. Een projectleider besteedt elke maand twee dagen aan het samenvoegen.
Er komt een voorstel om dit in Power BI te bouwen. Bij een eerste proef blijkt dat een deel van de monteurs de uren pas aan het einde van de maand invult, en dan vaak op het project waar ze die week het meest waren. Kleine bestellingen bij de groothandel worden op een algemene kostenpost geboekt en niet op het project. Het dashboard zou dus cijfers tonen die bij een deel van de projecten niet kloppen.
Het bedrijf kiest een andere volgorde. Eerst wordt afgesproken dat uren dagelijks worden geboekt en dat elke bestelling een projectnummer krijgt. Twee maanden later wordt één overzicht gebouwd: per project de calculatie naast de werkelijke uren en het werkelijke materiaal.
De projectleider heeft zijn twee dagen terug. De directeur ziet halverwege een project dat het uitloopt, en niet pas na de oplevering. Een groot deel van de verbetering kwam uit de afspraken en niet uit het programma.
Niets doen heeft een prijs. De cijfers blijven laat komen, het samenvoegen blijft handwerk en het hangt aan één persoon die weet hoe het overzicht in elkaar zit. U ziet een project dat verlies draait pas als het is opgeleverd. Bijsturen kan dan niet meer. U kunt het alleen nog vaststellen.
Te snel beginnen heeft ook een prijs. Een dashboard op gegevens die niet kloppen, leidt tot verkeerde beslissingen met een overtuigend plaatje erbij. En na de eerste keer dat een cijfer aantoonbaar fout is, kijkt niemand er meer naar. Dat vertrouwen terugwinnen kost meer tijd dan het bouwen.
Een derde risico is wildgroei. Het begint met één overzicht en een jaar later zijn er twintig, gebouwd door iemand die inmiddels ander werk doet. Niemand weet meer welk overzicht klopt. Dan bent u terug bij af, alleen met duurder gereedschap.
Wij raden aan om Power BI te behandelen als het sluitstuk en niet als het begin. Deze volgorde voorkomt de meeste teleurstellingen.
Ligt er al een voorstel van een leverancier, dan is een ICT Second Opinion een goede manier om te toetsen of het aansluit op wat u wilt weten en of de begroting volledig is. Weet u nog niet waar u moet beginnen, dan brengt een ICT Kompasgesprek in beeld welke systemen u heeft en wat daar nu al uit te halen valt. Hoe wij systemen op elkaar laten aansluiten, leest u op de pagina over ICT-architectuur.
Power BI is zinvol als uw cijfers uit meerdere systemen komen, u ze regelmatig nodig heeft en er iemand op beslist. In dat geval bespaart het verzamelwerk en ziet u eerder wat er speelt.
Het is niet zinvol zolang de gegevens in de bron niet kloppen of niemand het eens is over wat een cijfer betekent. Begin daarom bij de vraag die u beantwoord wilt hebben en bij de kwaliteit van wat er wordt ingevoerd. Het programma komt daarna, en is dan het eenvoudigste deel.
Ligt er een voorstel voor dashboards of Power BI op tafel?
Met een ICT Second Opinion toetsen wij onafhankelijk of het voorstel past bij wat u wilt weten, of uw gegevens er klaar voor zijn en of de begroting compleet is. U weet daarna of u kunt tekenen, moet bijsturen of eerst iets anders moet regelen.
Rapporten bouwen kan gratis. Wilt u een rapport delen met collega’s, dan heeft iedere gebruiker een betaalde licentie nodig. Reken daarnaast op kosten voor het koppelen van uw systemen en voor het onderhoud. In de praktijk wegen die zwaarder dan de licenties. Vraag een leverancier daarom naar het totaal over een aantal jaren, niet alleen naar het bedrag per gebruiker.
Voor het bekijken van rapporten niet. Voor het bouwen meestal wel, zeker als de cijfers uit meerdere systemen komen. Het koppelen en het goed opzetten van de berekeningen vraagt ervaring. Zorg wel dat iemand binnen uw organisatie begrijpt hoe het overzicht is opgebouwd. Anders ruilt u de afhankelijkheid van één collega in voor de afhankelijkheid van één leverancier.
Vaak wel. Staat alles wat u wilt weten in dat ene pakket, dan zijn de ingebouwde overzichten de goedkoopste en snelste oplossing. Power BI wordt pas interessant als u de boekhouding wilt combineren met gegevens uit een ander systeem, zoals de urenregistratie of de planning.
Maak één overzicht met de hand en leg het voor aan de mensen die het werk kennen. Herkennen zij de cijfers, dan is de bron bruikbaar. Zeggen zij dat het niet kan kloppen, zoek dan uit waar het bij het invoeren misgaat. Dat is bijna altijd een kwestie van afspraken en discipline, zelden van techniek.
Nee. Power BI is juist bedoeld om gegevens uit bestaande systemen te combineren. Wel verschilt het per programma hoe makkelijk de gegevens eruit te halen zijn. Bij oudere of sterk aangepaste software kan dat lastig of kostbaar zijn. Laat dat uitzoeken voordat u een opdracht geeft, zodat het geen meerwerk wordt.
Of het nu gaat om digitalisering, AI, cybersecurity of de toekomst van uw ICT-omgeving: een goed gesprek levert vaak meer inzicht op dan een nieuw systeem.
