De kosten van Microsoft 365 worden per gebruiker per maand afgerekend. Juist daardoor groeit de rekening ongemerkt mee, ook als niemand daar bewust voor kiest. Wie één keer per jaar kritisch kijkt, betaalt zelden te veel.
Door Mark Hiddinga
Elke maand komt er een factuur voor Microsoft 365. Het bedrag per gebruiker lijkt klein, dus de factuur wordt goedgekeurd en betaald. Wat er precies op staat, weet eigenlijk niemand. De leverancier heeft het ooit ingericht, de administratie boekt het in en de directie ziet alleen het totaal.
Zo gaat het jaren goed. Tot iemand de bedragen naast elkaar legt en ziet dat de kosten elk jaar hoger zijn, terwijl het aantal medewerkers nauwelijks is veranderd. Dat is geen uitzondering. Bij een abonnement per gebruiker is te veel betalen bijna altijd het gevolg van iets dat is blijven staan, niet van een verkeerde beslissing.
Microsoft heeft in 2026 de prijzen van een aantal pakketten verhoogd. Voor bestaande klanten gaat die verhoging in bij de eerstvolgende verlenging van het abonnement. Daarnaast is het aanbod groter geworden. Er zijn pakketten met en zonder de AI-assistent Copilot, en er zijn losse uitbreidingen voor beveiliging en gegevensbescherming.
Meer keuze betekent ook meer kans op een verkeerde keuze. Een pakket dat drie jaar geleden goed paste, is nu misschien te zwaar of juist te licht. En omdat de meeste organisaties een jaarverplichting aangaan, zit u na een verlenging weer twaalf maanden vast aan wat er op dat moment stond. De weken vóór de verlengdatum zijn daarom het moment om te kijken.
De rekening bestaat uit licenties. Een licentie is het recht van één persoon om Microsoft 365 te gebruiken. Er zijn lichte en zware varianten, met een bijbehorend prijsverschil. Het geld lekt meestal op vijf plekken weg.
Iemand gaat uit dienst, het account blijft bestaan omdat de mailbox nog nodig is, en de licentie loopt door. Na een paar jaar zijn dat er al snel een handvol. Niemand ziet het, want het account valt op de factuur niet op tussen de rest.
Adressen als info@ of facturen@ worden vaak aangemaakt als gewone gebruiker. Een gedeeld postvak heeft in de meeste gevallen geen eigen licentie nodig. Medewerkers met een eigen licentie kunnen er gewoon in werken.
Niet iedereen heeft Word en Excel op de eigen computer nodig. Wie alleen e-mailt, in Teams werkt en af en toe een document opent, kan vaak met een lichter pakket toe. Het prijsverschil tussen het lichtste en het zwaarste pakket is groot, dus hier zit vaak de meeste ruimte.
Een los abonnement voor virusbescherming, videovergaderen of het opslaan van bestanden, terwijl dat ook in het pakket zit waarvoor u al betaalt. Zulke abonnementen stammen vaak uit de tijd van vóór Microsoft 365 en zijn daarna nooit opgezegd.
Een maandelijks opzegbaar abonnement is per maand duurder dan een jaarverplichting. Voor vaste medewerkers is dat zonde. Voor tijdelijke krachten is het juist de goedkoopste keuze.
Neem een groothandel in technische onderdelen. Op de factuur staan 38 licenties, allemaal van hetzelfde pakket. Bij een inventarisatie wordt de lijst met licenties naast de personeelslijst gelegd. Dat levert het volgende op:
Zeven licenties kunnen vervallen, negen kunnen naar een lichter pakket en één los abonnement kan worden opgezegd. Een rekenvoorbeeld: stel dat een licentie gemiddeld € 15 per maand kost. Dan staan zeven overbodige licenties al voor ruim € 1.200 per jaar. De lichtere pakketten en het opgezegde abonnement komen daar nog bij.
Minstens zo belangrijk is de bijvangst. De vier accounts van vertrokken medewerkers waren nog actief en konden nog inloggen. Dat is geen kostenpost, dat is een beveiligingsrisico.
Het eerste gevolg is eenvoudig. U betaalt elk jaar meer, zonder dat u er iets voor terugkrijgt. Elke prijsverhoging werkt door in alle licenties, ook in de licenties die niemand gebruikt. Over vijf jaar gerekend gaat het om een bedrag waarvoor u ook een investering had kunnen doen die wel iets oplevert.
Het tweede gevolg is minder zichtbaar. Accounts die blijven bestaan, blijven ook toegang geven tot e-mail en bestanden. Een vergeten account met een oud wachtwoord is een van de makkelijkste ingangen voor iemand met verkeerde bedoelingen.
Er is ook een risico aan de andere kant. Wie alleen op prijs stuurt, kiest al snel het lichtste pakket voor iedereen. Daarin ontbreken beveiligingsfuncties die u dan elders moet inkopen, of die helemaal ontbreken. Te weinig betalen kan dus net zo duur uitpakken als te veel betalen.
Besparen op Microsoft 365 begint niet bij het opzeggen van licenties, maar bij overzicht. Met deze stappen heeft u dat in een middag.
Kijk daarbij niet alleen naar goedkoper. Soms is één zwaarder pakket voordeliger dan een licht pakket met drie losse beveiligingsproducten ernaast. Op de pagina over Microsoft 365 leest u hoe wij naar inrichting en beheer kijken. Wilt u het laten uitzoeken, dan is Microsoft 365 Optimalisatie daarvoor bedoeld. Gaat het om een offerte die al op tafel ligt, dan past een ICT Second Opinion beter.
Microsoft 365 is zelden te duur omdat iemand een verkeerde keuze heeft gemaakt. Het wordt te duur omdat niemand meer kijkt. Licenties blijven staan, pakketten groeien niet mee met de functie en losse abonnementen lopen door.
Een jaarlijkse controle van een middag is genoeg om dat te voorkomen. U weet daarna wat u betaalt, waarvoor en voor wie. En u ruimt meteen de accounts op die een risico vormen. Dat is geen technische klus, het is gewoon goed beheer van een vaste kostenpost.
Wilt u weten wat uw Microsoft 365-omgeving zou moeten kosten?
Bij Microsoft 365 Optimalisatie onderzoeken wij uw licenties, het gebruik en de inrichting. U krijgt een overzicht van wat kan vervallen, wat anders kan en wat u daarmee bespaart, zonder in te leveren op veiligheid.
Eén keer per jaar is voor de meeste organisaties genoeg, mits u dat ruim voor de verlengdatum doet. Daarnaast is het verstandig om bij elke medewerker die vertrekt direct te bepalen wat er met het account en de licentie gebeurt. Zo voorkomt u dat licenties ongemerkt blijven doorlopen.
In de meeste gevallen niet. Een gedeeld postvak, zoals info@ of facturen@, kan zonder eigen licentie worden gebruikt door medewerkers die zelf wel een licentie hebben. Alleen bij een zeer grote mailbox of bij aanvullende eisen voor het bewaren van e-mail is een licentie nodig.
Nee. Het lichtste pakket bevat minder beveiliging en geen programma’s op de eigen computer. Als u die functies daarna los moet inkopen, bent u vaak duurder uit. De juiste keuze hangt af van de functie van de medewerker en van de eisen die u aan veiligheid stelt.
Dat hangt af van de looptijd. Bij een jaarverplichting kunt u het aantal licenties meestal alleen op de verlengdatum verlagen. Ophogen kan altijd. Bij een maandelijks opzegbaar abonnement kunt u elke maand aanpassen, maar betaalt u per maand een hoger bedrag.
Of het nu gaat om digitalisering, AI, cybersecurity of de toekomst van uw ICT-omgeving: een goed gesprek levert vaak meer inzicht op dan een nieuw systeem.
