Uw medewerkers versturen elke dag e-mail namens uw organisatie. Wat er onder die berichten staat, bepaalt nu ieder voor zich. Met centrale e-mailhandtekeningen legt u dat op één plek vast, voor iedereen en op elk apparaat.
Door Mark Hiddinga
U stuurt een klant een voorstel. Onder uw naam staan het nieuwe logo, uw directe nummer en het juiste adres. Een uur later stuurt uw collega de bijlage na. Onder haar naam staat het logo van vier jaar geleden, een functie die zij niet meer heeft en het adres van het pand waar u niet meer zit.
De klant zegt er niets van. Hij ziet het wel. En als hij volgende week belt, kiest hij het nummer uit het laatste bericht dat hij ontving.
Niemand heeft hier iets fout gedaan. De handtekening is alleen nooit van iemand geweest. Elke medewerker heeft hem ooit zelf ingesteld, op de eigen computer, en daarna nooit meer bekeken. Centrale e-mailhandtekeningen lossen precies dat op. De organisatie bepaalt wat eronder staat, niet het toeval.
Tien jaar geleden had een medewerker één computer met één e-mailprogramma. De handtekening stond daar en nergens anders. Nu leest en beantwoordt dezelfde medewerker e-mail op de laptop, op de telefoon en soms in de browser. Elk van die plekken heeft een eigen handtekening, die apart moet worden ingesteld.
Tegelijk verandert er meer. Medewerkers wisselen van functie, er komt een vestiging bij, het telefoonnummer verandert, het logo wordt vernieuwd. Elke wijziging betekent dat iedereen op elk apparaat iets moet aanpassen. In de praktijk doet een deel dat direct, een deel later en een deel nooit.
Ondertussen is e-mail nog altijd de plek waar offertes, afspraken en bevestigingen worden vastgelegd. Het is ook het enige kanaal waarin elke medewerker dagelijks namens de organisatie naar buiten treedt. Dat maakt de handtekening tot bedrijfsinformatie. En bedrijfsinformatie beheert u niet per persoon.
Bij centraal beheer staat de handtekening niet meer op de computer van de medewerker. Hij staat op één plek in uw Microsoft 365-omgeving en wordt van daaruit aan elk bericht toegevoegd. Dat rust op drie onderdelen.
U legt vast hoe de handtekening eruitziet: volgorde, lettertype, logo en de vaste bedrijfsgegevens zoals adres, website en KVK-nummer. Dat ontwerp geldt voor iedereen. Wilt u het aanpassen, dan doet u dat één keer en is het direct overal doorgevoerd.
Naam, functie, afdeling en telefoonnummer typt niemand meer zelf in. Die komen uit de gebruikersgegevens die al in Microsoft 365 staan. Dat is het digitale personeelsbestand waar ook het adresboek en Teams uit putten. Krijgt iemand een andere functie, dan past u dat daar aan en verandert de handtekening mee.
De handtekening wordt toegevoegd op het moment dat het bericht uw organisatie verlaat. Het maakt daardoor niet uit of iemand mailt vanaf de laptop, de telefoon of een computer thuis. De ontvanger ziet altijd dezelfde afzender.
Daarbinnen is variatie mogelijk. Een eigen adres per vestiging, een korte versie bij een antwoord en een uitgebreide bij een eerste bericht. Het verschil met nu is dat die keuzes bewust worden gemaakt en op één plek zijn vastgelegd.
Eén kanttekening hoort erbij. Centraal beheer is zo goed als de gegevens waar het uit put. Staat in Microsoft 365 bij de helft van de medewerkers geen functie of een oud nummer, dan komt dat straks bij iedereen zichtbaar onder de e-mail. De invoering begint daarom altijd met het op orde brengen van die gegevens.
Neem een accountantskantoor dat een kleiner administratiekantoor in een naburige plaats overneemt. Samen tellen zij 24 medewerkers. Er komt een nieuwe naam, een nieuw logo en een tweede vestiging. De officemanager stuurt iedereen een sjabloon met het verzoek de handtekening aan te passen.
Zes weken later loopt zij de uitgaande e-mail na. Een deel van de collega’s gebruikt het sjabloon. Een deel heeft het overgenomen op de laptop, maar niet op de telefoon. De collega’s van de overgenomen vestiging mailen nog onder de oude naam. Twee assistent-accountants zijn inmiddels afgestudeerd, maar ondertekenen nog met hun oude functie. Klanten van het overgenomen kantoor vragen aan de telefoon of zij nog wel bij hetzelfde bedrijf zitten.
Een rekenvoorbeeld laat zien wat dit kost. Stel dat elke medewerker een kwartier bezig is met aanpassen op laptop en telefoon, en dat de officemanager vier uur kwijt is aan uitleg, controle en herinneringen. Dan kost één wijziging tien uur, en is het resultaat nog steeds niet volledig.
Het kantoor kiest voor centraal beheer. Het meeste werk zit in de voorbereiding. De gebruikersgegevens in Microsoft 365 worden nagelopen, en bij elf medewerkers blijkt de functie of het telefoonnummer te ontbreken of niet te kloppen. Daarna komt er één ontwerp, met per vestiging het eigen adres. Vanaf dat moment mailt iedereen onder de nieuwe naam, ook vanaf de telefoon. Als een half jaar later het algemene nummer verandert, is dat een wijziging van vijf minuten.
Niets doen lijkt gratis, maar dat is het niet. De kosten zijn alleen verspreid over veel mensen en veel momenten, waardoor niemand ze optelt.
Het eerste gevolg is tijd. Elke verhuizing, naamswijziging of nieuw telefoonnummer wordt een klein project waarin iedereen iets moet doen en iemand moet controleren of het gebeurd is. Het tweede gevolg is dat contactgegevens niet meer betrouwbaar zijn. Klanten bellen een nummer dat niet meer wordt opgenomen of sturen post naar een oud adres.
Het derde gevolg is lastiger in geld uit te drukken. Een organisatie die onder elk bericht iets anders laat zien, maakt een rommelige indruk. Dat weegt het zwaarst bij klanten die u juist om uw zorgvuldigheid inschakelen.
Daar staat tegenover dat niet iedereen centraal beheer nodig heeft. Werkt u met een handvol mensen op één locatie, dan volstaan een goed sjabloon en een heldere afspraak. Het omslagpunt ligt daar waar u niet meer in één oogopslag ziet of iedereen het sjabloon ook gebruikt.
De techniek is het kleinste deel van dit onderwerp. Of centraal beheer slaagt, hangt af van een paar beslissingen vooraf.
Voor het centraal beheren van handtekeningen in Microsoft 365 werken wij in de praktijk met Exclaimer. Belangrijker dan het hulpmiddel is dat de gegevens kloppen. Op de pagina over Microsoft 365 leest u hoe wij naar inrichting en beheer kijken.
Handtekeningen zijn vaak een van meerdere dingen die in de loop der jaren zijn blijven liggen. Bij Microsoft 365 Optimalisatie nemen wij ze mee, samen met licenties, gebruik en inrichting. Weet u nog niet waar u moet beginnen, dan geeft een ICT Kompasgesprek eerst overzicht.
Een e-mailhandtekening lijkt een detail, maar het is bedrijfsinformatie die elke dag bij klanten en leveranciers terechtkomt. Zolang iedere medewerker die zelf beheert, op elk apparaat apart, loopt wat er onder de e-mail staat altijd achter op de organisatie.
Centrale e-mailhandtekeningen draaien dat om. U legt het ontwerp één keer vast, de persoonlijke gegevens komen uit Microsoft 365 en elk bericht krijgt dezelfde afzender, ongeacht het apparaat. De voorwaarde is dat die gegevens kloppen. Wie daar begint, heeft de rest snel geregeld.
Wilt u weten wat er nog meer is blijven liggen in Microsoft 365?
Bij Microsoft 365 Optimalisatie kijken wij naar licenties, gebruik en inrichting, inclusief de gebruikersgegevens waar een centrale handtekening op steunt. U krijgt een concreet overzicht van wat beter, eenvoudiger of goedkoper kan.
Microsoft 365 kan een standaardtekst toevoegen aan alle uitgaande e-mail. Voor een eenvoudige tekst, zoals alleen de bedrijfsgegevens, is dat genoeg. De mogelijkheden voor opmaak zijn beperkt en de tekst komt helemaal onderaan het bericht te staan, dus bij een antwoord onder de eerdere berichten. Wilt u een verzorgde handtekening direct onder elk antwoord, dan heeft u een aanvullende dienst nodig.
Dat hangt af van de inrichting. Wordt de handtekening pas bij het verzenden toegevoegd, dan ziet de medewerker hem niet in het bericht dat hij schrijft. Er zijn ook inrichtingen waarbij de handtekening al in het e-mailprogramma verschijnt. Bespreek dit vooraf, want medewerkers die niets zien, typen er uit gewoonte zelf een handtekening onder.
Dat bepaalt u zelf. Veel organisaties leggen het ontwerp en de bedrijfsgegevens vast en laten een paar velden vrij, zoals werkdagen of een mobiel nummer. Belangrijk is dat de keuze bewust wordt gemaakt en voor iedereen gelijk is. Persoonlijke spreuken en eigen afbeeldingen horen niet in een zakelijke handtekening.
De technische inrichting is doorgaans het kleinste deel. Het meeste werk zit in twee dingen: beslissen hoe de handtekening eruit moet zien en de gegevens van medewerkers in Microsoft 365 controleren en aanvullen. Hoe beter die gegevens al zijn bijgehouden, hoe sneller het gaat. Het loont om meteen af te spreken wie ze voortaan bijhoudt.
Niet altijd. Met een handvol medewerkers op één locatie kunt u met een goed sjabloon en een duidelijke afspraak prima uit de voeten. Centraal beheer wordt de moeite waard zodra er meerdere vestigingen, veel wisselingen of veel apparaten zijn, en u niet meer eenvoudig kunt controleren wat er onder elk bericht staat.
Of het nu gaat om digitalisering, AI, cybersecurity of de toekomst van uw ICT-omgeving: een goed gesprek levert vaak meer inzicht op dan een nieuw systeem.
