Vier namen, vier leveranciers en elke maand een nieuwe ranglijst. Wie wil weten of Copilot of ChatGPT, Claude of Gemini het beste bij de organisatie past, heeft weinig aan vergelijkingstests. De blijvende verschillen zitten ergens anders, en die kunt u zelf beoordelen.
Door Mark Hiddinga
Een medewerker stuurt een artikel door waarin de ene assistent als winnaar uit de bus komt. Een week later leest u elders dat een andere de beste is. Uw softwareleverancier raadt aan wat hij zelf levert. En de collega die er het handigst mee is, heeft een uitgesproken voorkeur voor de assistent die zij thuis al gebruikte.
Ondertussen moet u beslissen waarvoor u een zakelijk abonnement afsluit. U wilt geen vier abonnementen naast elkaar, en u wilt ook niet over een half jaar opnieuw beginnen. De vraag welke de beste is, ligt dan voor de hand. Toch helpt die vraag u niet verder. Zinvoller is de vraag wat blijvend verschilt, en wat daarvan telt voor uw werk.
De vier bekendste assistenten zijn Copilot van Microsoft, ChatGPT van OpenAI, Claude van Anthropic en Gemini van Google. Alle vier schrijven en herschrijven ze teksten, vatten ze samen, beantwoorden ze vragen en denken ze mee over een probleem.
De leveranciers brengen in hoog tempo nieuwe versies uit. Een ranglijst is daardoor een momentopname. Wat deze maand als sterk punt van de een geldt, kan volgende maand door een ander zijn ingehaald. Een keuze waar u een jaar of langer mee werkt, kunt u daar niet op bouwen.
Daar komt bij dat zulke vergelijkingen zelden uw werk meten. Ze meten puzzels, algemene kennis of technische opdrachten. U wilt weten of een assistent een bruikbare eerste versie van uw offerte schrijft, in uw toon en met oog voor uw vak. Dat staat in geen enkele ranglijst.
Wat wel standhoudt, zijn de kenmerken die volgen uit de plek die de assistent inneemt. Die laten zich in drie punten samenvatten.
Copilot is de assistent van Microsoft en zit in Microsoft 365, dus in Word, Excel, Outlook en Teams. Gemini is de assistent van Google en zit in Google Workspace. Voor werk dat zich in e-mail, documenten en vergaderingen afspeelt, is de assistent van uw eigen kantoorsoftware de logische eerste kandidaat. Dat zegt niets over kwaliteit. Het volgt uit de plek waar uw informatie al staat.
Daar hoort een aandachtspunt bij. Copilot werkt met de documenten en e-mail waar de gebruiker al bij kan. Zijn de toegangsrechten niet op orde, dan komt ook informatie boven die iemand niet had mogen zien. Laat bij elke assistent die in uw kantoorsoftware meekijkt eerst nagaan wie waar bij kan.
ChatGPT en Claude zijn losse assistenten. Van uw organisatie weten ze niets, tot iemand er iets in zet. Daardoor zijn ze onafhankelijk van de kantoorsoftware die u gebruikt. Een organisatie die met Microsoft werkt en een organisatie die met Google werkt, kunnen dezelfde losse assistent kiezen. Het gevolg is wel dat uw medewerkers zelf bepalen welke informatie ze invoeren. Daarover maakt u dus afspraken.
Neem een communicatiebureau met elf medewerkers. Drie tekstschrijvers gebruiken elk een andere assistent, deels met een privéaccount. De eigenaar wil daar één lijn in brengen, maar de schrijvers zijn het onderling niet eens over welke het moet worden.
In plaats van te stemmen, kiest het bureau vier taken uit het eigen werk: een persbericht herschrijven voor een vakblad, tien koppen bedenken bij een campagne, een lang klantgesprek samenvatten tot een briefing en een rapport van veertig pagina’s terugbrengen tot één pagina. Elke taak gaat met dezelfde opdracht naar alle vier de assistenten. Klantnamen en cijfers zijn vooraf vervangen door verzonnen gegevens. Twee collega’s beoordelen de resultaten zonder te weten welke assistent wat heeft gemaakt.
De uitkomst is minder eenduidig dan verwacht. Per taak komt een andere als beste uit de bus, en de beoordelaars zijn het niet altijd eens. Het verschil tussen een zorgvuldige en een slordige opdracht blijkt groter dan het verschil tussen de assistenten.
Het bureau beslist daarom op andere gronden. De accountmanagers krijgen de assistent die bij de kantoorsoftware van het bureau hoort, omdat hun werk in e-mail en vergaderingen zit. De schrijvers kiezen samen één losse assistent in een zakelijke versie. De privéaccounts verdwijnen. Welke het is geworden, is minder belangrijk dan hoe de keuze tot stand kwam: getest op eigen werk, met afspraken over gegevens.
Wie op een ranglijst afgaat, kiest de winnaar van vorige maand. Dat hoeft geen slechte keuze te zijn, maar u weet niet waarom u hem maakte. De werkelijke risico’s zitten ergens anders.
Het eerste is wildgroei. Zonder besluit kiest iedere medewerker zelf. U krijgt vier assistenten door elkaar, deels op privéaccounts en deels in gratis versies. Niemand weet welke klantinformatie waar is ingevoerd. Vertrekt een medewerker, dan gaat het account met alle eerdere gesprekken mee.
Het tweede is dubbel betalen. Er loopt een assistent in de kantoorsoftware voor iedereen, en dezelfde mensen hebben daarnaast een los abonnement. Wie wat gebruikt, is onduidelijk.
Het derde is dat u zich langer vastlegt dan verstandig is. De ontwikkeling gaat snel. Een verplichting voor meerdere jaren op basis van de stand van vandaag ontneemt u de ruimte om bij te sturen.
Wij adviseren om niet te kiezen op naam, maar op een eenvoudige proef. Die kost een paar dagdelen en levert meer op dan elke vergelijking die u kunt lezen.
In een AI & Microsoft Copilot Verkenning zetten wij zo’n proef met u op en kijken wij welke gegevens erbij komen kijken. Werkt u met Microsoft 365, dan lopen wij eerst de toegangsrechten met u na. Heeft uw leverancier al een voorstel gedaan, dan kunt u dat laten toetsen met een ICT Second Opinion. Weet u nog niet waar u wilt beginnen, dan is een ICT Kompasgesprek het startpunt.
Copilot, ChatGPT, Claude en Gemini zijn alle vier bruikbare hulpmiddelen. Welke vandaag het hoogst scoort, is een momentopname. Wat blijft, is waar de assistent zit, bij welke informatie hij kan en wat u over uw gegevens heeft vastgelegd.
Kijk daarom eerst naar de kantoorsoftware die u al gebruikt, test de kandidaten op uw eigen werk en kies een zakelijke versie. Houd het bij één of twee assistenten en kijk er elk jaar opnieuw naar.
Wilt u de assistenten op uw eigen werk laten testen?
In de AI & Microsoft Copilot Verkenning kiezen wij met u de taken waarop u test en beoordelen wij de uitkomsten en de afspraken over gegevens. U krijgt een onderbouwde keuze die past bij uw kantoorsoftware en uw werk, zonder voorkeur voor een leverancier.
Daar is geen blijvend antwoord op. De leveranciers brengen voortdurend nieuwe versies uit, waardoor de volgorde steeds verschuift. Bovendien hangt het af van de taak. Voor uw organisatie telt of een assistent goed presteert op uw eigen werk en of de afspraken over gegevens in orde zijn. Dat stelt u vast met een korte proef.
Niet per se, maar het is een logische eerste kandidaat. Copilot zit in Word, Excel, Outlook en Teams en werkt met de documenten en e-mail waar de gebruiker al bij kan. Voor werk dat daarbuiten valt, kan een losse assistent ernaast zinvol zijn. Test het op uw eigen taken voordat u voor iedereen licenties afsluit.
Dat kan, maar beperk het. Elke extra assistent betekent een extra abonnement, extra afspraken over gegevens en extra uitleg. Eén assistent in de kantoorsoftware en hooguit één losse assistent is goed te overzien. Belangrijker dan het aantal is dat het zakelijke accounts zijn, die van de organisatie blijven als iemand vertrekt.
Het belangrijkste verschil zit in wat er met uw invoer gebeurt. Gratis versies voor consumenten kunnen invoer gebruiken om de dienst te verbeteren. Bij zakelijke abonnementen is doorgaans vastgelegd dat dit niet gebeurt. Controleer de voorwaarden per dienst, want ze zijn niet overal gelijk.
Eén keer per jaar is een goed uitgangspunt. De ontwikkeling gaat snel, dus een keuze van vandaag is over twee jaar niet vanzelfsprekend nog de beste. Herhaal dan dezelfde proef met dezelfde taken, zodat u kunt vergelijken. Leg u om die reden liever niet voor meerdere jaren vast.
Of het nu gaat om digitalisering, AI, cybersecurity of de toekomst van uw ICT-omgeving: een goed gesprek levert vaak meer inzicht op dan een nieuw systeem.
