Een AI-oplossing kiezen begint niet bij de vraag welk programma het beste is. Het begint bij het werk dat in uw organisatie te veel tijd kost. Wie eerst de taak kiest en daarna het gereedschap, voorkomt abonnementen die niemand gebruikt.
Door Mark Hiddinga
Op het directieoverleg komt het onderwerp voor de derde keer voorbij. De ene collega heeft thuis een chatprogramma ontdekt en schrijft er nu offerteteksten mee. Een ander heeft een demonstratie gezien van een assistent die vergaderingen samenvat. De leverancier van het boekhoudpakket meldt dat de nieuwe versie slimme functies krijgt. Iedereen vindt dat er iets moet gebeuren.
Dan valt de vraag welke het moet worden, en daar loopt het gesprek vast. Niemand kan uitleggen waarin de opties verschillen. Niemand weet precies welk werk ermee sneller moet. Het gevaar is dat u kiest voor de naam die het bekendst klinkt, en een half jaar later ontdekt dat drie mensen het gebruiken.
AI zit inmiddels in veel van de software die u al gebruikt. Microsoft verkoopt sinds juli 2026 pakketten waarin de assistent Copilot is inbegrepen. Google heeft Gemini in de eigen kantoorsoftware gezet. Leveranciers van programma’s voor boekhouding, planning en relatiebeheer voegen eigen functies toe. Daarnaast bestaan er losse assistenten, zoals ChatGPT en Claude.
U kiest dus niet meer tussen wel of geen AI. U kiest tussen aanbiedingen die elkaar deels overlappen, elk met een eigen abonnement. Ondertussen wachten uw medewerkers niet op een besluit. Wie er thuis handig mee is geworden, gebruikt het op het werk ook. Vaak is dat een gratis versie, zonder dat er iets over is afgesproken.
Daar komt een verplichting bij. Volgens de Europese AI-verordening moet een organisatie die AI gebruikt ervoor zorgen dat medewerkers die ermee werken voldoende kennis hebben, passend bij hun rol. Dat lukt alleen als u weet welke hulpmiddelen in gebruik zijn.
De keuze wordt overzichtelijk als u het aanbod in drie soorten verdeelt. Ze sluiten elkaar niet uit. Veel organisaties komen uit op een combinatie van twee.
Copilot in Microsoft 365 en Gemini in Google Workspace werken in de programma’s waarin uw mensen de hele dag zitten. De assistent vat een lange e-mailwisseling samen, maakt een eerste opzet voor een document of zoekt iets terug in uw eigen bestanden. Het voordeel is dat hij met uw eigen informatie werkt. Dat is ook het aandachtspunt. Hij vindt alles waar de gebruiker bij kan, dus ook mappen die te ruim zijn gedeeld.
ChatGPT en Claude zijn voorbeelden van assistenten die los van uw kantoorsoftware staan. U stelt een vraag of plakt een tekst in het venster en krijgt een antwoord. Ze zijn snel in gebruik en geschikt voor schrijven, herschrijven, vertalen en meedenken. Van uw organisatie weten ze niets, tenzij iemand het erin zet. Wat medewerkers invoeren, is dus het punt waarover u afspraken maakt.
Dit zijn functies in het pakket waarmee u uw kernwerk doet, zoals het herkennen van een factuur of het voorstellen van een boeking. Ze doen één ding, op de plek waar het werk al plaatsvindt. Dat vraagt weinig van de gebruiker. Wel bent u afhankelijk van wat uw leverancier bouwt en wanneer.
Neem een administratiekantoor met veertien medewerkers. De directeur wil iets met AI en heeft een offerte liggen voor een assistent voor iedereen. Voordat hij tekent, laat hij twee weken bijhouden welk werk veel tijd kost zonder dat er vakkennis voor nodig is.
Drie taken springen eruit: het inboeken van inkoopfacturen, het schrijven van de toelichting bij de kwartaalcijfers en het terugzoeken van eerdere afspraken in oude e-mails en dossiers. Per taak blijkt een andere oplossing te passen.
De uitkomst is zeven licenties in plaats van veertien, en één functie waarvoor al werd betaald. Een rekenvoorbeeld voor de toelichtingen: stel dat een relatiebeheerder er per kwartaal twintig schrijft en per stuk een kwartier wint. Dat is vijf uur per kwartaal, dus twintig uur per jaar. Voor vier mensen samen is dat tachtig uur per jaar.
Niet kiezen is ook een keuze. Uw medewerkers gebruiken dan wat ze zelf vinden, meestal een gratis versie voor consumenten. Zulke versies kunnen invoer gebruiken om de dienst te verbeteren. Een klantdossier of een conceptjaarrekening die erin wordt geplakt, is daarna buiten uw zicht.
Het tweede risico is het omgekeerde: te snel kiezen. Een licentie voor iedereen lijkt daadkrachtig. Maar zonder een taak waarvoor het bedoeld is, blijft het gebruik hangen bij een paar liefhebbers. U betaalt dan elke maand voor iets wat weinig oplevert, en in de organisatie ontstaat het beeld dat AI tegenvalt.
Het derde risico zit in het vertrouwen. AI kan fouten maken die overtuigend klinken. Als niemand heeft afgesproken wie de uitkomst controleert, gaat er vroeg of laat een onjuist bedrag of een verkeerde termijn naar een klant. Degene die het verstuurt, blijft verantwoordelijk.
Wij raden aan de volgorde om te draaien. Begin niet bij het aanbod, maar bij het werk.
Werkt u met Microsoft 365, breng dan eerst de toegangsrechten op orde voordat u een assistent aanzet. Op de pagina over Microsoft 365 leest u hoe wij naar die inrichting kijken. In een AI & Microsoft Copilot Verkenning brengen wij samen met u in kaart welke taken zich lenen voor AI en welke soort oplossing daarbij past. Ligt er al een offerte, dan toetst een ICT Second Opinion of die aansluit op wat u nodig heeft.
Er bestaat geen AI-oplossing die voor elke organisatie de juiste is. Er zijn drie soorten: een assistent in uw bestaande software, een losse chatassistent en functies in uw vakpakket. Welke past, hangt af van het werk dat u wilt versnellen en van de gegevens die daarbij nodig zijn.
Begin daarom met drie concrete taken, kijk wat u al in huis heeft en test klein. Zo koopt u alleen wat gebruikt wordt, en weet u vooraf wat er met uw informatie gebeurt.
Wilt u weten welke AI-oplossing bij uw werk past?
In de AI & Microsoft Copilot Verkenning kijken wij met u naar de taken die tijd kosten, de gegevens die daarbij horen en de software die u al heeft. U krijgt een onderbouwd advies over welke oplossing voor welke functie zinvol is, en welke niet.
Meestal niet. Begin bij de functies waar veel wordt geschreven, samengevat of opgezocht. Bij werk dat vooral uit handelingen bestaat, zoals in een magazijn of werkplaats, levert een assistent weinig op. Na een proef van een paar weken ziet u wie het werkelijk gebruikt. Op basis daarvan bepaalt u het aantal licenties, en niet andersom.
Voor openbare informatie en algemene vragen kan dat. Voor bedrijfsinformatie is het af te raden. Gratis versies voor consumenten kunnen invoer gebruiken om de dienst te verbeteren. Bij zakelijke abonnementen is doorgaans vastgelegd dat dit niet gebeurt. Lees de voorwaarden van de dienst die u overweegt, want de afspraken verschillen per aanbieder.
Dat hangt van het werk af. Veel organisaties komen uit op twee: een functie in het vakpakket voor een vast proces, en een assistent voor schrijven en opzoeken. Meer dan twee of drie wordt lastig te beheren. Elke extra dienst betekent een extra abonnement, extra afspraken over gegevens en extra uitleg aan medewerkers.
Door het te proberen op uw eigen werk. Zet de functie aan voor een kleine groep en laat een maand bijhouden hoe vaak het voorstel klopt en hoeveel correctie nodig is. Vraag uw leverancier ook wat er met de gegevens gebeurt, en of de functie in uw huidige abonnement zit of apart wordt afgerekend.
Drie dingen. Weet welke taken u wilt versnellen. Spreek af welke informatie medewerkers wel en niet mogen invoeren. En zorg dat de mensen die ermee werken begrijpen wat het hulpmiddel kan en waar het fouten maakt. Dat laatste is ook een verplichting uit de Europese AI-verordening, passend bij ieders rol.
Of het nu gaat om digitalisering, AI, cybersecurity of de toekomst van uw ICT-omgeving: een goed gesprek levert vaak meer inzicht op dan een nieuw systeem.
