Een gedeeld postvak toevoegen in Outlook

Een gedeeld postvak is een mailbox zonder eigen wachtwoord en zonder eigen licentie. De beheerder geeft medewerkers toegang, en zij zien het postvak dan naast hun eigen mailbox. Iedereen ziet dezelfde mail, ziet wat al is beantwoord en kan versturen vanaf het gezamenlijke adres. Dat is veel beter dan één wachtwoord voor info@ dat door het hele kantoor wordt gedeeld.

Eerst: toegang krijgen

U moet rechten hebben op het gedeelde postvak. Die stelt de beheerder in via het Microsoft 365-beheercentrum: Teams en groepen, Gedeelde postvakken, het postvak kiezen en leden toevoegen. Na het toekennen kan het tot een uur duren voordat het werkt.

In het klassieke Outlook: meestal vanzelf

Heeft u volledige toegang gekregen, dan verschijnt het gedeelde postvak na het herstarten van Outlook vanzelf onder uw eigen mailbox in de mappenlijst. Verschijnt het niet:

1. Kies Bestand, Accountinstellingen en nog eens Accountinstellingen.
2. Selecteer uw eigen account en klik op Wijzigen, daarna Meer instellingen.
3. Ga naar het tabblad Geavanceerd en klik bij Deze extra postvakken openen op Toevoegen.
4. Typ het adres van het gedeelde postvak, klik op OK en herstart Outlook.

In het nieuwe Outlook en de webversie

1. Klik in de mappenlijst met de rechtermuisknop op Gedeeld met mij, of op uw eigen naam.
2. Kies Gedeelde map of postvak toevoegen.
3. Typ het adres van het gedeelde postvak en klik op Toevoegen.

Mail versturen vanaf het gedeelde adres

1. Maak een nieuwe mail.
2. Ziet u het veld Van niet, zet het dan aan. In het klassieke Outlook via het tabblad Opties en Van. In het nieuwe Outlook via de drie puntjes en Van weergeven.
3. Klik op Van en kies het gedeelde adres. Staat het er niet tussen, kies dan Ander e-mailadres en typ het in.

Verzonden mail komt standaard in uw eigen map Verzonden items. De beheerder kan instellen dat een kopie ook in het gedeelde postvak wordt bewaard. Vraag daarom of dat bij u aanstaat: dan ziet het hele team wat er is verstuurd.

Advies van Phichique

Spreek af wie welke mail in het gedeelde postvak oppakt. Een handige werkwijze: markeer een mail met een categorie in uw kleur zodra u hem oppakt, en verplaats hem naar een map Afgehandeld als hij klaar is. Zo beantwoorden twee collega’s niet dezelfde klant.