Een medewerker vertrekt: wat regelt u in Microsoft 365?

Een account van een oud-medewerker dat gewoon blijft werken, is een van de grootste beveiligingsrisico’s in een klein bedrijf. Tegelijk wilt u de mail en bestanden niet kwijtraken. Met deze volgorde regelt u allebei. U heeft beheerdersrechten nodig op admin.microsoft.com.

Op de laatste werkdag

1. Aanmelden blokkeren. Open de gebruiker bij Gebruikers, Actieve gebruikers en kies Aanmelden blokkeren. Kies daarna ook Afmelden bij alle sessies, zodat de telefoon en laptop direct worden uitgelogd.
2. Wachtwoord wijzigen. Een extra zekerheid, zeker als het vertrek niet in goede harmonie is.
3. Apparaten innemen. Laptop en telefoon van de zaak. Wis de zakelijke gegevens op een privételefoon via de app-beveiliging, als die is ingericht.

Mail veiligstellen

De netste oplossing: zet de mailbox om naar een gedeeld postvak. Dat kost geen licentie (tot 50 GB), alle mail blijft bewaard, en u geeft een collega toegang.

1. Open de gebruiker en ga naar het tabblad E-mail.
2. Kies Converteren naar gedeeld postvak en bevestig.
3. Geef de opvolger toegang via Gedeelde postvakken. De mailbox verschijnt automatisch in diens Outlook.
4. Stel eventueel een automatisch antwoord in, met de naam van de opvolger.

Bestanden in OneDrive veiligstellen

Bij het verwijderen van een gebruiker kunt u de OneDrive-bestanden overdragen aan een andere medewerker. Die krijgt een link en toegang voor 30 dagen, of langer als u dat instelt. Verplaats belangrijke bestanden in die periode naar SharePoint, waar het team ze kan vinden.

Licentie vrijmaken

Na het omzetten naar een gedeeld postvak en het overdragen van OneDrive haalt u de licentie bij de gebruiker weg. Komt er geen opvolger, verlaag dan het aantal licenties bij Facturering, zodat u er niet voor blijft betalen.

Vergeet deze niet

• Verwijder de oud-medewerker uit teams in Teams en uit distributielijsten.
• Controleer of er doorstuurregels in de mailbox staan naar een privéadres, en verwijder die.
• Pas wachtwoorden aan van gedeelde accounts buiten Microsoft 365 die de medewerker kende, zoals de website, social media of de bank.
• Wijzig de eigenaar van teams of SharePoint-sites als de vertrekker de enige eigenaar was.

Advies van Phichique

Verwijder een gebruiker niet in de eerste week. Blokkeren is genoeg en kan direct. Zo houdt u tijd om mail en bestanden goed over te dragen. Een verwijderd account kan tot 30 dagen worden hersteld, daarna is het weg. Lees ook Een nieuwe medewerker toevoegen voor de andere kant van de checklist.