Een Mac zakelijk inzetten is allang geen uitzondering meer. Vanzelfsprekend is het ook niet. Of het verstandig is, hangt af van het werk, de software en de vraag wie de apparaten beheert. Niet van het logo op de klep.
Door Mark Hiddinga
Over drie weken begint een nieuwe ontwerper. Zij vraagt of ze op een Mac kan werken. De verkoopleider hoort het en wil er ook een, want die heeft hij thuis ook. Uw ICT-leverancier reageert lauw. Dat is lastig met beheer, zegt hij, en het past niet bij de rest. U zit ertussenin en moet beslissen.
Het gesprek gaat dan al snel over smaak. De een vindt een Mac prettiger werken, de ander vindt het duur speelgoed. Geen van beide argumenten helpt u verder. De vraag die ertoe doet is zakelijk. Kan deze medewerker er het werk op doen, en kunt u het apparaat net zo goed beveiligen en beheren als de rest?
Tien jaar geleden was het antwoord eenvoudig. De bedrijfssoftware draaide op Windows, dus de werkplek ook. Dat is veranderd. Steeds meer programma’s werken in de browser, zoals de boekhouding, het klantsysteem, de planning en de urenregistratie. Voor zulke software maakt het niet uit welk apparaat eronder staat.
Ook Microsoft 365 werkt op een Mac. Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint en OneDrive zijn er gewoon beschikbaar. Daarmee is voor veel kantoren de belangrijkste praktische drempel verdwenen.
Daar komt de arbeidsmarkt bij. Goede mensen hebben een voorkeur en spreken die uit. Wie al jaren op een Mac werkt, is daar sneller op en heeft minder hulp nodig. Een werkgever die daar ruimte voor biedt, maakt het een nieuwe collega makkelijker. Dat is geen technisch argument, maar wel een zakelijk.
Er zijn vier situaties waarin een Mac goed te verdedigen is. Daarnaast gelden er drie voorwaarden, welke situatie het ook is.
Ontwerp, fotografie, video en geluid. De software daarvoor bestaat vaak ook voor Windows, maar de werkwijze in dit vak is van oudsher rond de Mac gebouwd. Bureaus wisselen bestanden en lettertypen uit met drukkers en freelancers die hetzelfde doen. Meegaan met wat in uw vak gebruikelijk is, scheelt gedoe.
Iemand die op een vertrouwd systeem werkt, heeft minder vragen en minder ergernis. Dat geldt in beide richtingen. Een overtuigde Windows-gebruiker een Mac geven levert net zo weinig op als andersom.
Een Mac gaat doorgaans lang mee, mits u bij aanschaf niet te krap kiest in geheugen en opslag. Achteraf uitbreiden kan meestal niet. Wilt u een apparaat vijf jaar of langer gebruiken, dan mag dat meewegen. Voor een goede zakelijke Windows-laptop geldt overigens hetzelfde.
Werkt een medewerker de hele dag in de browser en in Microsoft 365, dan bepaalt het apparaat weinig meer. De keuze mag dan gaan over voorkeur, gebruiksduur en beheer.
Neem een reclame- en ontwerpbureau met veertien werkplekken. De acht ontwerpers werken al jaren op een Mac. De twee accountmanagers, de studiomanager, de administrateur en de twee directieleden werken op Windows. Bij de vervanging van de laptops stelt de directie voor om iedereen een Mac te geven. Eén soort apparaat lijkt eenvoudiger.
Vóór de bestelling wordt per functie nagelopen wat er nodig is. Dat levert drie dingen op:
De uitkomst is nuchter. De ontwerpers houden hun Mac en de accountmanagers mogen kiezen. De studiomanager en de administrateur blijven op Windows tot de projectadministratie is vervangen.
Belangrijker is wat er daarna gebeurt. Alle laptops, Mac en Windows, komen onder hetzelfde beheer, met dezelfde regels voor updates, versleuteling en back-up. De keuze voor de Mac was nooit het probleem. Het ontbreken van beheer wel.
Zonder duidelijke keuze ontstaat er vanzelf een gemengde omgeving. Iemand declareert een Mac, een ander neemt de eigen laptop mee. Dat werkt, tot er iets gebeurt. Een laptop blijft in de trein liggen en niemand weet of de schijf was versleuteld. Een medewerker vertrekt en het apparaat blijkt gekoppeld aan een privéaccount, waardoor u het niet zomaar aan een opvolger kunt geven.
Het omgekeerde risico bestaat ook. Wie Macs uit principe weigert, zet goede mensen op een systeem waarop ze langzamer werken. Dat kost elke dag een beetje tijd en soms een sollicitant.
En wie uit enthousiasme iedereen laat overstappen, komt de uitzonderingen pas later tegen. Het ene programma dat niet meewerkt. De etikettenprinter zonder passende software. Het Excel-bestand dat een geavanceerde functie gebruikt die op de Mac ontbreekt. Daar komen dan noodoplossingen voor, en die zijn duurder dan vooraf een lijst maken.
De vraag is niet of uw organisatie voor Mac of voor Windows kiest. De vraag is welk apparaat bij welke functie past, en of u alles op dezelfde manier beheert. Met deze stappen komt u tot een keuze die u kunt uitleggen.
Een gemengde omgeving is prima te beheren, zolang het bewust gebeurt. Op de pagina over werkplekbeheer leest u hoe wij daarnaar kijken. Ligt er al een voorstel van uw leverancier voor nieuwe werkplekken, dan toetsen wij dat met een ICT Second Opinion. Wilt u eerst weten hoe uw werkplekken er nu voor staan, dan is het ICT Kompasgesprek het startpunt.
Een Mac is zakelijk een slimme keuze bij creatief werk, bij medewerkers die er aantoonbaar beter op werken, bij een lange gebruiksduur en bij werk dat zich in de browser afspeelt. In al die gevallen moeten beheer, back-up en software geregeld zijn. Is één van die drie niet op orde, dan is de Mac een risico. Voor een Windows-laptop geldt precies hetzelfde.
Maak er daarom geen principekwestie van. Kijk per functie wat nodig is, controleer de software en beheer alle apparaten volgens dezelfde regels. Dan kunt u de nieuwe ontwerper gewoon antwoord geven.
Ligt er een voorstel voor nieuwe werkplekken op tafel?
Met een ICT Second Opinion toetsen wij onafhankelijk het voorstel of de offerte die voor u ligt. U hoort of de gekozen apparaten passen bij het werk, of beheer en back-up zijn meegenomen en welke vragen u uw leverancier nog moet stellen.
Ja. Een gemengde omgeving is goed te beheren, mits u voor alle apparaten dezelfde afspraken maakt over updates, versleuteling, back-up en wissen bij verlies. Het wordt pas lastig als de Macs buiten het beheer vallen en ieder zijn eigen apparaat inricht. Vraag uw beheerpartij vooraf of zij beide systemen ondersteunt.
Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint en OneDrive werken op een Mac. Access en Publisher bestaan niet voor de Mac en enkele geavanceerde functies van Excel ontbreken. Voor de meeste kantoorfuncties merkt u daar weinig van. Werkt iemand met uitgebreide rekenmodellen of met een Access-database, test dat dan eerst.
Dat kan, als de functie het toelaat. Leg vooraf vast voor welke functies de keuze vrij is en voor welke niet, bijvoorbeeld omdat een programma alleen op Windows draait. Zo voorkomt u een discussie per persoon en blijft de keuze uit te leggen aan collega’s die niet mogen kiezen.
Geen enkel apparaat is uit zichzelf veilig. Veiligheid komt van tijdige updates, een versleutelde schijf, een extra controle bij het inloggen en medewerkers die opletten. Een goed beheerde Windows-laptop is veiliger dan een Mac waar niemand naar omkijkt, en omgekeerd. Stel daarom aan beide dezelfde eisen.
Drie dingen. Controleer of alle programma’s die de medewerker gebruikt op de Mac werken. Spreek af wie het apparaat beheert en ondersteunt. En zorg dat het apparaat op naam van de organisatie staat, zodat u er ook over kunt beschikken als de medewerker vertrekt. Daarna is de aanschaf zelf het eenvoudigste deel.
Of het nu gaat om digitalisering, AI, cybersecurity of de toekomst van uw ICT-omgeving: een goed gesprek levert vaak meer inzicht op dan een nieuw systeem.
