Een laptop die traag opstart of twee keer per week vastloopt, lijkt vooral een ergernis. In werkelijkheid is het een kostenpost die op geen enkele factuur staat. Wie de kosten van uitval op de werkplek één keer uitrekent, kijkt daarna anders naar vervangen.
Door Mark Hiddinga
Maandagochtend, kwart voor negen. Een klant belt met een vraag over zijn order, maar de computer van uw medewerker is nog bezig met opstarten. Ze belooft terug te bellen. Tien minuten later staat alles open en loopt het programma vast bij de eerste klik. Opnieuw opstarten dus. Een collega komt even meekijken, want die weet meestal wel hoe het moet.
Niemand meldt dit als storing. Het hoort er inmiddels bij. De laptop doet het nog en vervangen kost geld. Zo wordt een werkplek die regelmatig uitvalt langzaam normaal. De rekening wordt wel betaald, alleen niet aan een leverancier. U betaalt in uren van uw eigen mensen.
Een computer van zes jaar oud deed vroeger hetzelfde werk als op de eerste dag. Dat is veranderd. Vrijwel alles draait tegenwoordig via internet, er wordt de hele dag met beeld vergaderd en programma’s worden elk jaar zwaarder. Een apparaat dat bij aanschaf ruim voldoende was, komt daardoor steeds vaker adem tekort.
Daar komt bij dat de ondersteuning van Windows 10 op 14 oktober 2025 is gestopt. Computers die niet geschikt zijn voor Windows 11 krijgen geen gratis beveiligingsupdates meer. Veel organisaties hebben het vervangen toen uitgesteld en werken nu met apparaten die zowel traag als kwetsbaar zijn.
Tegelijk is de werkplek belangrijker geworden. Wie deels thuis werkt, heeft geen vaste computer op kantoor meer als reserve. De laptop is de werkplek. Valt die uit, dan ligt het werk van die medewerker stil.
De kosten van een haperende werkplek bestaan uit twee delen. Het ene deel ziet u, het andere niet.
Dit zijn de facturen. Een reparatie, een nieuwe accu, een uur van de leverancier die op afstand meekijkt. Deze kosten zijn meestal klein. Daarom lijkt doorwerken met het oude apparaat de zuinige keuze.
Het grootste deel staat nergens op papier. Het gaat om drie dingen:
Stel dat een medewerker door een trage computer vijftien minuten per dag verliest. Bij 220 werkdagen is dat 55 uur per jaar. Stel dat een uur van die medewerker u € 50 kost, inclusief werkgeverslasten. Dan kost die ene werkplek u € 2.750 per jaar aan verloren tijd. Vul uw eigen aantallen in. De uitkomst is vaak hoger dan de prijs van een nieuw apparaat.
Een zakelijke laptop gaat bij normaal kantoorwerk een aantal jaren probleemloos mee. Daarna nemen storingen toe, wordt de accu zwakker en stopt op enig moment de ondersteuning. Veel organisaties vervangen daarom na vier of vijf jaar. Belangrijker dan het exacte getal is dat u een ritme kiest. Dan komt de vervanging voordat de uitval begint.
Neem een transportbedrijf met vijf planners. Zij werken met laptops van zes jaar oud. Het opstarten en het wachten op het planbord kost elke planner zo’n twaalf minuten per dag. Daarnaast loopt het planprogramma gemiddeld twee keer per week vast. Herstarten en de draad weer oppakken kost dan een kwartier.
Per planner is dat anderhalf uur per week. Voor vijf planners samen zevenenhalf uur. Bij 44 werkweken komt dat op 330 uur per jaar. Stel dat een uur van een planner het bedrijf € 45 kost. Dan gaat er € 14.850 per jaar verloren aan wachten.
Eén planner is de handige collega die de anderen helpt. Dat kost hem ongeveer een uur per week, dus nog eens € 1.980 per jaar. Samen is dat € 16.830. Wat niet in de som zit: de ritwijziging die te laat bij de chauffeur aankomt en de klant die een laadtijd doorgeeft en niet wordt teruggebeld.
Stel dat een nieuwe werkplek € 1.500 kost. Vijf stuks is dan € 7.500. Ook als maar de helft van het tijdverlies verdwijnt, is die investering binnen een jaar terugverdiend. Het bedrijf vervangt de vijf laptops, houdt één reserve-apparaat achter de hand en spreekt een vast vervangingsritme af.
Het tijdverlies wordt elk jaar groter. Apparaten worden niet sneller en programma’s niet lichter. Wat nu tien minuten per dag kost, kost over twee jaar meer.
Daarnaast kiest een oude computer zelf het moment waarop hij ermee ophoudt. Dat is zelden een rustig moment. U koopt dan met spoed wat er op voorraad is en uw medewerker zit een of twee dagen zonder werkplek. Bij een geplande vervanging koopt u hetzelfde apparaat, maar zonder de stilstand.
Er is ook een beveiligingskant. Een computer die geen updates meer krijgt, is een open deur naar uw bedrijfsgegevens. En wie alles blijft uitstellen, moet op een dag alle werkplekken tegelijk vervangen. Dat is een piek in de uitgaven die u met spreiden had kunnen voorkomen.
Tot slot uw mensen. Wie elke dag vecht met zijn gereedschap, raakt geïrriteerd. Goede medewerkers zeggen dat zelden hardop, maar ze nemen het wel mee in hun oordeel over de organisatie.
U hoeft niet alles in één keer te vervangen. U moet wel weten waar het geld weglekt. Zo pakt u dat aan.
Wees ook kritisch op de oorzaak. Niet elke trage werkplek heeft een nieuwe laptop nodig. Soms ligt het aan de internetverbinding, aan één verouderd programma of aan een inrichting die al jaren niet is nagelopen. Dat lost u met nieuwe apparatuur niet op. Meer daarover leest u in ons artikel over technische schuld.
Is vervangen wel het antwoord, kies dan zakelijke apparatuur met passende garantie. Wij werken in de praktijk veel met zakelijke laptops van HP. Op de pagina over werkplekbeheer leest u hoe wij naar inrichting en vervanging kijken. Wilt u eerst weten waar u staat, dan is het ICT Kompasgesprek het startpunt. Een meerjarige planning voor vervanging hoort thuis in een ICT Roadmap Traject.
Een werkplek die regelmatig uitvalt, kost u geld dat op geen enkele factuur staat. Het zit in wachttijd, in de collega die bijspringt en in afspraken die net niet worden nagekomen. Met een eenvoudige som van minuten, werkdagen en uurtarief maakt u dat bedrag zichtbaar.
Leg die uitkomst naast de prijs van een nieuw apparaat en de beslissing wordt meestal vanzelf duidelijk. Kies daarna een vast vervangingsritme. Dan vervangt u op het moment dat u het zelf bepaalt, en niet op het moment dat de laptop het opgeeft.
Wilt u weten wat haperende werkplekken u werkelijk kosten?
In het ICT Kompasgesprek brengen wij samen met u in beeld hoe uw werkplekken ervoor staan. U krijgt inzicht in wat goed loopt, waar tijd en geld weglekken en welke stap als eerste het meeste oplevert.
Een vast getal bestaat niet. Bij normaal kantoorwerk houden veel organisaties vier of vijf jaar aan. Wie zware programma’s gebruikt of veel onderweg is, vervangt eerder. Kijk vooral naar de signalen: meer storingen, een accu die het geen halve dag meer volhoudt en het einde van de ondersteuning van het besturingssysteem. Zijn die er, dan is doorwerken duurder dan vervangen.
Vermenigvuldig het aantal verloren minuten per dag met het aantal werkdagen per jaar en deel dat door zestig. Dat is het aantal verloren uren. Vermenigvuldig die uren met wat een uur van de medewerker u kost, inclusief werkgeverslasten. Tel daar de tijd van collega’s die helpen bij op. Twee weken turven geeft een betrouwbaar beeld.
Nee. Soms ligt de oorzaak bij de internetverbinding, bij één programma dat slecht is ingericht of bij een computer die jarenlang niet is opgeschoond. Laat dat eerst nakijken. Is het apparaat zelf te oud of krijgt het geen updates meer, dan is vervangen wel de verstandige keuze. Repareren kost dan vooral tijd.
Tegelijk vervangen is overzichtelijk en geeft iedereen dezelfde apparatuur. Het nadeel is een grote uitgave in één jaar, die een aantal jaren later terugkomt. Gespreid vervangen, bijvoorbeeld elk jaar een deel, maakt de kosten voorspelbaar en houdt de gemiddelde leeftijd van de werkplekken laag. Voor de meeste organisaties is dat rustiger voor de begroting.
Ja, zodra het werk van een medewerker stilvalt als de laptop uitvalt. Eén ingericht reserve-apparaat kost weinig vergeleken met een of twee dagen zonder werkplek. Zorg wel dat het apparaat regelmatig wordt bijgewerkt. Een reserve die bij de eerste start drie uur moet updaten, helpt u op dat moment niet.
Of het nu gaat om digitalisering, AI, cybersecurity of de toekomst van uw ICT-omgeving: een goed gesprek levert vaak meer inzicht op dan een nieuw systeem.
