Bijna elk kantoor heeft een handige collega die de computers erbij doet. Dat werkt goed, tot het ongemerkt uren per week kost. Dan is de vraag of werkplekbeheer uitbesteden goedkoper is dan zelf alles blijven regelen. Het antwoord hangt af van drie dingen.
Door Mark Hiddinga
Er is er in elk bedrijf één. De collega die weet hoe de printer weer aan de praat komt, die de laptop van de nieuwe medewerker klaarzet en die belt als internet eruit ligt. Niemand heeft haar dat gevraagd. Het is zo gegroeid, omdat zij er handig in is en omdat het toch moet gebeuren.
Zolang het om een kwartiertje hier en daar gaat, is dat een prima oplossing. Maar het kwartiertje wordt een uur, en het uur wordt een halve dag per week. Op een bepaald moment is zelf regelen niet meer de goedkoopste keuze. Of werkplekbeheer uitbesteden dan loont, hoeft u niet te gokken. U kunt het uitrekenen.
Tien jaar geleden bestond beheer uit een printer aansluiten en af en toe een programma installeren. Dat is veranderd. Elke medewerker heeft nu een laptop, een telefoon en vaak een thuiswerkplek. Al die apparaten hebben toegang tot e-mail en klantgegevens. Ze moeten allemaal worden bijgewerkt en beveiligd.
Ook de eisen zijn hoger geworden. Klanten en opdrachtgevers vragen vaker hoe u met hun gegevens omgaat. De ondersteuning van Windows 10 is in oktober 2025 gestopt, waardoor oudere computers geen gratis beveiligingsupdates meer krijgen. En bij elke medewerker die komt of gaat, moeten accounts worden aangemaakt of juist afgesloten.
Het werk is dus verschoven van handigheid naar verantwoordelijkheid. Dat merkt de handige collega als eerste. De directie merkt het meestal pas als er iets misgaat, of als zij met vakantie is.
De vergelijking is alleen eerlijk als u beide kanten kent: wat zelf doen kost en wat u krijgt als u het uitbesteedt.
Zelf regelen lijkt gratis, want er komt geen factuur. De kosten zitten in drie dingen. De uren van de collega, tegen haar eigen uurtarief. Het werk dat in die uren blijft liggen. En de taken waar niemand aan toekomt, omdat ze niet dringend lijken.
Werkplekbeheer is het geheel van vaste taken dat computers, telefoons en accounts veilig en bruikbaar houdt. In de praktijk gaat het om:
Het omslagpunt is geen vast aantal werkplekken. Het ligt op het moment dat een van deze drie signalen optreedt.
Uitbesteden is niet altijd nodig. Een kantoor met vier werkplekken, standaard laptops en alles in Microsoft 365 kan het goed zelf. Voorwaarde is dat iemand er tijd voor krijgt en dat de vaste taken op een lijst staan. Leg ook vast wie u belt als het te ingewikkeld wordt. Dan is zelf doen een bewuste keuze en geen gewoonte.
Neem een makelaarskantoor met elf werkplekken. De kantoormanager doet de computers erbij. Zij houdt vier weken bij hoeveel tijd dat kost en komt op zestien uur. Dat is vier uur per week. Tijd die niet naar verkoopdossiers en het plannen van bezichtigingen gaat.
Stel dat een uur van de kantoormanager het kantoor € 45 kost. Bij 44 werkweken is dat 176 uur, dus € 7.920 per jaar. Stel daarnaast dat een beheerpartij € 40 per werkplek per maand rekent. Dat is een aanname; het werkelijke bedrag hangt af van wat u afspreekt. Voor elf werkplekken is dat € 5.280 per jaar.
Helemaal weg zijn haar uren niet. Zij blijft aanspreekpunt en is daar nog ongeveer een half uur per week mee bezig. Dat is € 990 per jaar. Uitbesteden kost dan samen € 6.270. Het verschil met zelf doen is € 1.650 per jaar.
Dat bedrag is niet de reden om over te stappen. De reden zit in de lijst van wat er niet gebeurde. Twee laptops liepen maanden achter met updates. De back-up was nooit getest. Het account van een stagiair die een jaar geleden was vertrokken, werkte nog. Het kantoor besteedt het dagelijkse beheer uit. De kantoormanager krijgt drieënhalf uur per week terug voor haar eigen werk.
Het grootste risico is afhankelijkheid van één persoon. Wachtwoorden, afspraken met leveranciers en de manier waarop alles is ingesteld, zitten in één hoofd. Vertrekt die collega, dan vertrekt die kennis mee. De opvolger begint met een puzzel.
Het tweede risico is wat er niet gebeurt. Een handige collega lost op wat stuk is. Voor het werk dat niemand ziet, zoals updates en controles, is zelden tijd. Juist daar ontstaan de problemen. Een laptop met klantgegevens die niet is beveiligd en zoekraakt, is een datalek. Bij risico voor de betrokkenen moet u dat binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Het derde risico is stiller. Uw collega is aangenomen voor ander werk. Elk uur aan computers is een uur minder voor klanten. En de waardering voor het klusje erbij is meestal kleiner dan de ergernis als het een keer misgaat.
Besluit niet op gevoel. Met deze stappen heeft u binnen een maand een eerlijk beeld.
Twijfelt u waar u staat, dan is het ICT Kompasgesprek een goed begin. Daarin kijken wij samen naar de huidige situatie en naar wat de eerste stap zou moeten zijn. Ligt er al een voorstel van een beheerpartij, dan toetsen wij dat met een ICT Second Opinion. Op de pagina over werkplekbeheer leest u wat goed beheer volgens ons inhoudt. Kiest u voor uitbesteden, lees dan ook hoe afhankelijk u bent van uw IT-leverancier. U wilt de afhankelijkheid van één collega niet inruilen voor die van één leverancier.
Zelf alles regelen is goedkoop zolang het weinig tijd kost en er niets blijft liggen. Zodra de uren oplopen, alles aan één persoon hangt of vaste taken steeds opschuiven, is het omslagpunt bereikt. Vaak is dat eerder dan de directie denkt.
De kosten zijn daarbij maar de helft van het verhaal. Goed beheer levert vooral zekerheid op. Het werk gaat door als iemand afwezig is en de taken die niemand ziet, worden wel gedaan. Reken het één keer uit en maak er een bewuste keuze van.
Wilt u weten of zelf regelen voor u nog de beste keuze is?
In het ICT Kompasgesprek brengen wij in beeld hoe het beheer van uw werkplekken nu is geregeld, wat het werkelijk kost en wat er blijft liggen. U weet daarna of zelf doen volstaat of dat een andere verdeling verstandiger is.
Een vast aantal bestaat niet. Een klein kantoor met eenvoudige werkplekken kan het lang zelf doen. Een kantoor van dezelfde grootte met veel thuiswerkers en gevoelige klantgegevens bereikt het omslagpunt eerder. Kijk naar de uren die erin gaan, naar de afhankelijkheid van één persoon en naar de taken die blijven liggen. Die drie zeggen meer dan het aantal computers.
Die blijft waardevol. Een beheerpartij heeft binnen uw organisatie iemand nodig die weet hoe het werk loopt, die nieuwe medewerkers aanmeldt en die kan beoordelen of een probleem dringend is. Dat kost meestal een fractie van de tijd die het beheer zelf kostte. De rest van de uren gaat terug naar het werk waarvoor uw collega is aangenomen.
Ja, en dat is vaak een verstandige verdeling. Dagelijkse vragen, zoals een nieuw wachtwoord of een printer die niet reageert, blijven intern. Het werk dat regelmaat en kennis vraagt, zoals updates, beveiliging en het bewaken van de back-up, besteedt u uit. Leg wel vast wie waarvoor verantwoordelijk is, zodat er niets tussen wal en schip valt.
Kijk wat er precies onder het vaste bedrag valt en wat apart wordt gerekend. Vraag hoe snel er wordt gereageerd op een storing, wie eigenaar is van de wachtwoorden en de documentatie, en hoe u weer weg kunt als het niet bevalt. Een lage prijs per werkplek met veel meerwerk is zelden de goedkoopste keuze.
Of het nu gaat om digitalisering, AI, cybersecurity of de toekomst van uw ICT-omgeving: een goed gesprek levert vaak meer inzicht op dan een nieuw systeem.
