Op vakantie, een dag vrij of een week op cursus? Met een automatisch antwoord weten klanten waar ze aan toe zijn. Zo zet u het aan, op de computer, in de browser en op uw telefoon.
Door Mark Hiddinga
Een afwezigheidsmelding, in Outlook Automatische antwoorden genoemd, draait op de server van Microsoft. Uw computer hoeft dus niet aan te staan. U kunt een begin- en einddatum instellen, zodat u het niet kunt vergeten uit te zetten, en een aparte tekst kiezen voor collega’s en voor mensen buiten uw organisatie.
Vergeten voordat u wegging? In de Outlook-app tikt u op uw profielfoto, dan op het tandwiel, kiest u uw account en tikt u op Automatische antwoorden. Zet de schakelaar aan, stel eventueel een periode in en typ uw bericht.
Dank voor uw bericht. Ik ben afwezig tot en met vrijdag 14 augustus en lees mijn mail in die periode niet. Voor dringende vragen kunt u terecht bij [naam collega] via [e-mailadres]. Na mijn terugkomst neem ik uw bericht in behandeling.
Houd het kort, noem de datum waarop u terug bent en verwijs naar een collega of een algemeen adres. Zet geen privégegevens in de melding, zoals waar u op vakantie bent.
Stel voor mensen buiten uw organisatie een kortere, zakelijke tekst in dan voor collega’s. Iedereen die u mailt krijgt het antwoord, dus ook nieuwsbrieven en onbekende afzenders. Overweeg bij een langere afwezigheid ook een regel die mail doorstuurt naar een collega, of geef iemand toegang tot uw mailbox. Lees daarvoor Iemand toegang geven tot uw mailbox of agenda.
Komt u er niet uit?
Bent u klant van Phichique, dan kijken wij op afstand met u mee. Via de pagina Ondersteuning start u een sessie of meldt u een storing. Wilt u Microsoft 365 voor uw bedrijf goed laten inrichten, vraag dan een vrijblijvend gesprek aan.
Nee. Outlook stuurt elke afzender één keer een automatisch antwoord per periode, ook als die meerdere keren mailt.
Nee. Automatische antwoorden worden door Microsoft 365 verstuurd. U kunt de computer gewoon uitzetten.
Ja, als u voldoende rechten heeft. Open het gedeelde postvak in de webversie van Outlook en stel daar de automatische antwoorden in. Uw beheerder kan dit ook voor u doen.
Of het nu gaat om digitalisering, AI, cybersecurity of de toekomst van uw ICT-omgeving: een goed gesprek levert vaak meer inzicht op dan een nieuw systeem.
