De eerste keer inloggen bij Microsoft 365

Een nieuwe medewerker krijgt van de beheerder meestal twee dingen: een zakelijk e-mailadres en een tijdelijk wachtwoord. Daarmee logt u voor het eerst in. Microsoft vraagt u dan meteen om een eigen wachtwoord te kiezen en uw telefoon te koppelen als extra beveiliging. Dat lijkt omslachtig, maar het is in vijf minuten gedaan en u hoeft het maar één keer te doen.

Wat heeft u nodig?

• Uw zakelijke e-mailadres, bijvoorbeeld voornaam@uwbedrijf.nl.
• Het tijdelijke wachtwoord dat u van uw beheerder heeft gekregen.
• Uw smartphone, met de app Microsoft Authenticator uit de App Store of Google Play.
• Een computer met een browser.

Stap voor stap

1. Ga naar microsoft365.com en kies Aanmelden.
2. Vul uw zakelijke e-mailadres in en daarna het tijdelijke wachtwoord.
3. Kies een eigen wachtwoord. Microsoft vraagt u het tijdelijke wachtwoord te vervangen. Kies een lang wachtwoord dat u nergens anders gebruikt. Een zin van vier of vijf woorden werkt goed en is makkelijk te onthouden.
4. Meer informatie vereist. U ziet de melding dat uw organisatie meer informatie nodig heeft. Klik op Volgende. Dit is de extra beveiliging, ook wel tweestapsverificatie genoemd.
5. Koppel de Authenticator-app. Op het scherm verschijnt een QR-code. Open op uw telefoon Microsoft Authenticator, tik op het plusteken, kies Werk- of schoolaccount en scan de code. In de handleiding Microsoft Authenticator instellen staat dit uitgebreid beschreven.
6. Test de melding. Microsoft stuurt een testmelding naar uw telefoon. Soms ziet u een getal op het scherm dat u in de app moet overnemen. Daarna is de koppeling klaar.
7. U bent ingelogd. U ziet de startpagina van Microsoft 365 met uw apps, recente bestanden en uw naam rechtsboven.

Wat is de volgende stap?

Nu uw account werkt, kunt u de apps installeren en uw mail instellen:

• Microsoft 365 installeren op Windows of op een Mac.
• Uw mailbox toevoegen in Outlook.
• Zakelijke mail op uw iPhone of Android-telefoon.

Veelvoorkomende problemen

Het tijdelijke wachtwoord werkt niet

Let op hoofdletters en verwar de letter O niet met het cijfer 0, of de kleine l met de hoofdletter I. Een tijdelijk wachtwoord verloopt soms na een paar dagen. Vraag dan een nieuw wachtwoord aan bij uw beheerder.

U komt in een privéaccount terecht

Heeft u met hetzelfde e-mailadres ooit een persoonlijk Microsoft-account gemaakt, dan vraagt Microsoft welk account u bedoelt. Kies dan Werk- of schoolaccount.

U heeft geen smartphone bij de hand

Kies bij de vraag om meer informatie voor Ik wil een andere methode instellen. Afhankelijk van de instellingen van uw organisatie kunt u ook een sms of telefoontje kiezen. De Authenticator-app is wel het veiligst.

Advies van Phichique

Laat iedere medewerker de eerste aanmelding zelf doen, op de eerste werkdag en met de eigen telefoon erbij. Zo kiest niemand een wachtwoord dat een ander kent, en is de extra beveiliging vanaf dag één actief. Schrijf het wachtwoord niet op een briefje bij de computer, maar gebruik een wachtwoordmanager als u veel wachtwoorden heeft.